I libri sociali di un'associazione

I libri sociali di un'associazione

Scopriamo insieme quali sono i documenti che nono possono mancare nella vostra segreteria

Che documenti deve tenere a disposizione un’associazione? Come deve conservarli? Fino a quando? Ecco alcune delle domande più comuni che chi si occupa di associazioni si sente rivolgere.

La risposta, come spesso accade in questo settore, è soggetta a interpretazioni, tuttavia è certo che tra i documenti da conservare e aggiornare con più cura ci sono i cosiddetti Libri sociali. Vediamo di cosa si tratta.


Iniziamo col dire che il legislatore ha attribuito un precisa funzione normativa agli "accordi tra gli associati” per individuare i libri ed i registri che ogni associazione deve istituire e conservare. Ergo per stabilire quali sono i libri necessari proprio per la vostra associazione il consiglio è fare riferimento alle norme previste dal vostro Statuto associativo.


Quindi se lo statuto non specifica nulla possiamo evitare di tenere dei libri sociali? Sbagliato.

E se lo Statuto non dice niente? Possiamo evitare di tenere dei libri sociali? Sbagliato. Infatti, in mancanza di indicazioni specifiche, rimane comunque estremamente consigliabile – leggasi obbligatorio - mantenere alcuni libri fondamentali con il preciso intento di documentare le assemblee e le delibere degli organi dell’associazione e garantire una trasparente comunicazione con gli associati (anche e soprattutto in sede di controllo da parte delle autorità)

Vediamo quali sono i libri sociali di cui non possiamo assolutamente fare a meno.


LIBRO SOCI


Cos’è?

il Libro Soci è a tutti gli effetti un documento obbligatorio. Esso deve riportare i dati anagrafici degli associati e tutte le operazioni che li riguardano: Versamento delle quote di rinnovo; Sanzioni, Recesso.

A cosa serve?

Rispondiamo con altre tre domande: Senza libro soci come potreste sapere chi è in regola con il versamento delle quote? O a convocare i soci per le assemblee? O, ancora, come potreste calcolare il quorum di un’assemblea?


Ecco. Diciamo che serve.


LIBRO VERBALI CONSIGLIO DIRETTIVO


Cos’è?

Anche questo documento è pressoché indispensabile. il Libro Verbali del Consiglio Direttivo deve riportare il dettaglio degli incontri dei consiglieri, indicando i presenti alle riunioni e le decisioni prese da quello che di fatto è il governo dell’Associazione.

A cosa serve?

Oltre a garantire la trasparenza del processo decisionale, il Libro verbali del Consiglio Direttivo ha anche una funzione più pratica: certifica il procedimento di approvazione delle domande di ammissione a socio, approvazione che, quasi sempre, spetta proprio al Consiglio Direttivo.


LIBRO VERBALI ASSEMBLEE:


Cos’è?

Completa il terzetto dei libri indispensabili e raccoglie i verbali redatti durante le assemblee a cui partecipano tutti i soci maggiorenni in regola con le quote.

A cosa serve?

Oltre a una mera funzione di archivio, il libro dei verbali delle assemblee certifica lo status democratico dell’Associazione, dimostrando che tutti gli aventi diritto sono chiamati annualmente – o più spesso in caso di assemblee straordinarie – ad approvare l’operato dell’associazione.


LIBRO VERBALI ALTRI ORGANI SOCIALI


Cosa sono?

Probi Viri, Revisori dei conti, commissioni tecniche o qualunque altro consiglio abbiate deciso di creare scrivendo lo Statuto o un regolamento dell’associazione, se esiste un collegio deve riunirsi e se si riunisce questi libri raccolgono i resoconti delle riunioni.

A cosa serve?

Testimoniano l’azione dei diversi consessi e ne riportano le decisioni. Un consiglio: se la vostra associazione prevede un consiglio che di fatto non esiste e di cui fate fatica a capirne l’utilità, forse è giunto il momento di rivedere il vostro statuto.


I libri sociali SERVONO e non solo per eventuali controlli. Sono la memoria storica dell'associazione

Ricapitolando, la tenuta dei libri sociali, qualunque organo riguardino, ha una duplice funzione:

  • Trasparenza nei confronti dei soci e di condivisione degli atti decisionali.

  • Documentazione, verso terzi soprattutto, per le organizzazioni senza personalità giuridica in termini di garanzia e di responsabilità degli atti decisionali assunti dalla stessa.

Un’ultima cosa, per i libri delle associazioni non riconosciute non è previsto obbligo di vidimazione, tuttavia a discrezione degli amministratori dell’associazione possono essere:

  • vidimati da un notaio o registrati presso l'agenzia delle entrate (decisamente costoso)

  • Garantiti con sistemi di datazione certa come, ad esempio, spedirsi il verbale o firmarne digitalmente una copia (magari inviandolo poi via PEC)

Inutile dire che noi consigliamo quest'ultimo metodo.

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