Covid 19, Che Fare con Le Assemblee e i Bilanci?

Emergenza Covid 19, che fare con le assemblee e i bilanci?

Come comportarsi con il bilancio questi tempi di incertezza

Se gestisci, o hai gestito, una associazione saprai già che la scadenza più importante dell’anno associativo è l’approvazione del bilancio sociale, solitamente da effettuarsi entro il 30 aprile di ogni anno. Ma come comportarsi in questi giorni di crisi sanitaria, in cui tutti siamo costretti a casa?


In questi giorni molte associazioni si pongono domande sull’opportunità di rimandare la riunione degli organi associativi proprio alla luce dei limiti imposti dai recenti decreti del Governo: il DPCM dell'8 marzo 2020 (esteso a tutto il territorio nazionale dal DPCM del 9 marzo 2020) stabilisce infatti la sospensione di “tutte le manifestazioni organizzate" siano esse svolte "in luogo pubblico o privato". Inoltre le recenti ordinanze dei Ministeri dell’Interno e della Salute vietano lo spostamento dal comune in cui ci si trova.

Queste misure attualmente sono da ritenersi valide fino al 3 aprile 2020, ma è altamente probabile che ci siano ulteriori proroghe, finanche al 31 luglio. E’ chiaro dunque che le probabilità di non riuscire a svolgere l’assemblea nei tempo abituali sono molto alte. Ma come dobbiamo comportarci esattamente?

Riunirsi è impossibile e anche la legge ce lo conferma

A prescindere da quanto può dirci il semplice buon senso per cui, data l’impossibilità di riunirsi, è quasi scontato pensare che anche le assemblee debbano essere rinviate, anche la Legge ci viene in aiuto: lo scorso 17 marzo è stato infatti pubblicato in Gazzetta Ufficiale il cosiddetto decreto “Cura Italia”, il quale ha disposto importanti misure anche per realtà associative.

In particolare il comma 3 dell’art. 35 ha prorogato al 31 ottobre 2020 la scadenza per l’approvazione dei “bilanci” delle Odv, delle Aps e delle Onlus. Queste associazioni sono quindi legittimate dal decreto – che dovrà essere convertito in legge - a posticipare l’assemblea di approvazione del bilancio di esercizio e con ogni probabilità anche di quello sociale, anche se non espressamente indicato dal testo. Detto en passant, i commi 1 e 2 dello stesso articolo 35 allungano, sempre al 31 ottobre, anche le tempistiche per aggiornare gli statuti in vista della riforma del Terzo Settore.


E se la mia associazione non è inclusa in quelle indicate dal decreto Cura Italia?

L’articolo 35 del decreto non dispone nulla per tutti gli altri enti non profit, ma possiamo tranquillamente affermare che per queste associazioni si applicano comunque quanto previsto dai DPCM 8 e 9 marzo 2020, che vietano, almeno fino al 3 aprile 2020, la possibilità di riunire fisicamente l’assemblea e gli altri organi sociali. Sulla base di tali disposizioni tutte le associazioni sono quindi pienamente legittimatte a posticipare la convocazione dell’assemblea di approvazione del bilancio.


Possiamo riunirci con Skype, o altri mezzi simili, ma conviene davvero?

E se volessimo riunirci in videoconferenza?

Sempre il decreto “Cura Italia” stabilisce che in questo stato di emergenza le associazioni e le fondazioni possano gestire le riunioni degli organi sociali attraverso strumenti di videoconferenza (skype, zoom,…).

E' importante ricordare che in questi casi vanno rispettati i criteri di trasparenza e tracciabilità che consentano ai partecipanti di essere identificati per la regolarità della votazione. I soci inoltre devono essere debitamente informati sugli argomenti all’ordine del giorno. Infine ogni partecipante deve poter seguire in modo adeguato e in contemporanea con gli altri la discussione.

Il verbale della riunione organizzata in questo modo potrà essere redatto anche successivamente, con la sottoscrizione del Presidente e del segretario che ne ha curato la stesura.


Visto quanto sopra indicato, ogni associazione è libera di decidere se procedere attraverso una riunione in forma digitale, tuttavia data la difficoltà di riunire molte persone attraverso questi mezzi – pensiamo alle associazioni che hanno centinaia di soci - il nostro consiglio è quello di attendere che la situazione migliori e di conseguenza le limitazioni di spostamento vengano ridotte (speriamo presto).


Un ultimo consiglio. Abbiamo detto che le riunioni possono essere rinviate senza problemi, tuttavia, se possibile, è buona norma avvisare tutti gli associati del rinvio, comunicando loro che, vista la situazione emergenziale e le limitazioni agli spostamenti, l’assemblea annuale deve essere spostata a data da destinarsi.

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